BACK OFFICE SPECIALISTA (m/ž)

Hledáme nového kolegu/kolegyni, který/á dokáže vytvořit pevnou půdu pro to, aby tým Evropského hlavního města kultury mohl fungovat naplno.
České Budějovice budou v roce 2028 Evropským hlavním městem kultury. Připravujeme více než 60 kulturních, vzdělávacích a komunitních projektů ve spolupráci s desítkami partnerů z České republiky i zahraničí.
Do našeho týmu hledáme Back Office Specialistu/ku, který/á nám pomůže vytvářet zázemí, v němž se ostatní mohou soustředit na svou práci. Člověka, který má rád, když věci fungují, umí si všimnout, co je potřeba zařídit, a nezalekne se situace, kdy je jeden den potřeba připravit občerstvení na důležitou poradu a druhý vyřešit nefungující internet v rezidenčním bytě.
Předchozí zkušenost na podobné pozici pro nás není podmínkou. Důležitější je spolehlivost, samostatnost, chuť učit se a přirozená ochota pomáhat ostatním. Hledáme zkrátka někoho, na koho se náš tým bude moci spolehnout.
Co budete mít na starosti:
- zajištění back-office agendy a administrativní podporu jednotlivých týmů,
- každodenní organizační a provozní zajištění kanceláří,
- správu agendy kancelářských prostor a rezidenčních bytů včetně rezervačních kalendářů a koordinace pobytů,
- komunikaci s pronajímateli, dodavateli a externími poskytovateli služeb,
- koordinaci úklidu, odvozu odpadu, internetového připojení a dalších provozních služeb,
- zajišťování kancelářského, provozního, IT a dalšího potřebného materiálu,
- přípravu porad a pracovních setkání – od rezervace prostor a technického zajištění až po občerstvení a zápis,
- evidenci a průběžné řešení provozních požadavků,
- spolupráci s jednotlivými částmi organizace podle jejich aktuálních administrativních a provozních potřeb,
- operativní řešení toho, co zkrátka přinese každodenní chod organizace.
Koho hledáme:
Nemusíte mít x let zkušeností z obdobné pozice. Mnohem důležitější pro nás je způsob, jakým k práci přistupujete.
Budeme si rozumět, pokud:
- jste spolehlivý/á a zodpovědný/á – když se na něčem domluvíme, můžeme počítat s tím, že se to stane,
- umíte si zorganizovat práci a hlídat více věcí současně,
- jste samostatný/á a dokážete si poradit i s požadavkem, se kterým jste se ještě nesetkal/a,
- máte přirozeně proaktivní přístup – všimnete si, že něco nefunguje, a začnete hledat řešení,
- komunikujete příjemně a věcně s kolegy i externími partnery,
- baví vás vytvářet prostředí, ve kterém se ostatním dobře pracuje,
- zvládáte běžnou práci na počítači a jste otevřený/á učit se používat další nástroje,
- máte smysl pro pořádek, systém a detail, ale neztratíte se ani v rychlejším provozu,
- domluvíte se anglicky alespoň v běžných praktických situacích – jsme mezinárodní projekt a budete se potkávat i se zahraničními hosty a partnery.
Výhodou, nikoli podmínkou, je předchozí zkušenost s administrativou, office managementem, produkcí, provozem nebo zákaznickým servisem.
Co nabízíme:
- možnost být přímo u příprav Evropského hlavního města kultury 2028 a vidět, jak jeden z největších kulturních projektů v Česku vzniká zevnitř,
- práci v prostředí, kde se potkává kultura, veřejný prostor, vzdělávání, komunita i mezinárodní spolupráce,
- kontakt a spolupráci s českými i zahraničními umělci, kulturními institucemi a partnerskými organizacemi,
- různorodou práci, při které získáte zkušenosti s fungováním velkého kulturního projektu,
- prostor učit se nové věci a postupně si v roli osvojit větší samostatnost,
- profesní vzdělávání podle potřeb pozice,
- osobní i týmovou supervizi,
- 25 dní dovolené a 6 sick days ročně,
- možnost částečné práce z domova,
- MultiSport kartu,
- pracovní poměr na plný úvazek na dobu určitou do 31. 12. 2028,
- nástup ideálně ihned nebo dle dohody